Onderhands aanbesteden van laptops en tablets: zo werkt meervoudig onderhands

Gepubliceerd op 25 oktober 2026 · Door de redactie van EduStockr · Bronnen gecontroleerd op 25 oktober 2026 · Alle artikelen

In het kort: Bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt u zelf een beperkt aantal leveranciers uit om een offerte te doen voor bijvoorbeeld laptops of tablets. Volgens de Gids Proportionaliteit (voorschrift 3.4 B) zijn dat er ten minste drie en ten hoogste vijf. De route is bedoeld voor opdrachten onder de Europese drempel (2026-2027: €140.000 voor de centrale overheid, €216.000 voor overige aanbestedende diensten, excl. btw). U moet de procedurekeuze en de keuze van de uitgenodigde leveranciers baseren op objectieve criteria en op verzoek motiveren (Aanbestedingswet 2012, artikel 1.4). De precieze grensbedragen staan in uw eigen inkoopbeleid.

Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Raadpleeg voor uw situatie uw inkoopadviseur of jurist.

Wat is meervoudig onderhands aanbesteden?

PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de Rijksoverheid, onderscheidt onder de Europese drempel drie nationale routes:

• Enkelvoudig onderhands: u vraagt één leverancier om een offerte.
• Meervoudig onderhands: u vraagt een aantal leveranciers, die u op objectieve gronden selecteert, om een offerte en gunt aan de economisch meest voordelige inschrijving. Onderhandelen is in principe niet toegestaan.
• Nationaal openbaar of niet-openbaar: u maakt de opdracht bekend via TenderNed en iedere geïnteresseerde ondernemer kan meedoen.

Bij meervoudig onderhands hoeft u de opdracht dus niet openbaar aan te kondigen. Dat maakt de procedure lichter en sneller dan een openbare aanbesteding, maar niet vrijblijvend: de beginselen van gelijke behandeling en transparantie gelden gewoon. In de praktijk betekent dit dat alle uitgenodigde leveranciers dezelfde informatie, dezelfde termijnen en dezelfde beoordelingsregels krijgen.

Wanneer past onderhands aanbesteden bij laptops en tablets?

Eerst bepaalt u of de opdracht boven of onder de Europese drempel valt. Volgens PIANOo gelden van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027 deze drempels voor leveringen en diensten (excl. btw):

Tel daarbij de waarde van soortgelijke opdrachten bij elkaar op. PIANOo stelt dat splitsen of samenvoegen van opdrachten zonder goede reden niet is toegestaan. Voor devices betekent dat: reken met de totale verwachte waarde over de looptijd, inclusief eventuele verlengingen en bijbehorende diensten zoals beheer, garantie-uitbreiding of verzekering. Een vervangingsronde van laptops opknippen in losse bestellingen om onder de drempel te blijven, is niet toegestaan.

Onder de drempel geeft de Gids Proportionaliteit (3e herziening, januari 2022) een richting. Volgens de Gids kan bij leveringen en diensten voor een kleine opdracht worden gedacht aan opdrachten tot €40.000 à €50.000, waarvoor één-op-één gunnen geschikt kan zijn. Tot de Europese drempel voor leveringen en diensten wordt een meervoudig onderhandse procedure proportioneel geacht. De Gids benadrukt zelf dat zulke bedragen alleen een handvat zijn: de concrete situatie blijft bepalend. Welke grensbedragen uw organisatie hanteert, staat in uw eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid; die verschillen per gemeente, schoolbestuur of zorginstelling.

Wat zeggen de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit?

Ook onder de drempel gelden enkele regels uit de Aanbestedingswet 2012:

• Artikel 1.4: u kiest op objectieve criteria hoe u de opdracht in de markt zet en welke ondernemers u toelaat. Een ondernemer kan schriftelijk om de motivering van die keuzes vragen, en die moet u dan geven. Daarnaast streeft u volgens hetzelfde artikel naar maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.
• Artikel 1.5: opdrachten worden niet onnodig samengevoegd en worden in principe in percelen verdeeld. Doet u dat niet, dan motiveert u dat in de aanbestedingsstukken.

De Gids Proportionaliteit is volgens PIANOo een verplicht richtsnoer, ook voor meervoudig onderhandse procedures. Wijkt u af van een voorschrift, dan licht u dat toe in de aanbestedingsstukken. Voor de procedurekeuze zegt voorschrift 3.4 A dat u per opdracht beziet welke procedure geschikt en proportioneel is, en dat u in ieder geval let op de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor u en de inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, de complexiteit en het type opdracht en de markt.

Hoeveel en welke leveranciers nodigt u uit?

Voorschrift 3.4 B van de Gids Proportionaliteit is helder: bij een meervoudig onderhandse procedure onder de Europese drempel nodigt u ten minste drie en ten hoogste vijf inschrijvers uit. De Gids licht toe dat meer uitnodigen ook meer partijen aan het werk zet om een offerte te maken, wat de transactiekosten verhoogt.

U bent volgens PIANOo vrij om zelf te kiezen wie u uitnodigt, zolang die selectie op objectieve criteria rust. Voorbeelden van criteria die u kunt vastleggen bij de inkoop van laptops of tablets:

• ervaring met levering aan uw sector (onderwijs, zorg of overheid);
• de capaciteit om het gevraagde volume op de gewenste datum te leveren;
• de mogelijkheid om toestellen voorbereid op uw beheeromgeving (MDM) te leveren;
• een servicestructuur voor reparatie en vervanging die past bij uw locaties;
• het afwisselen van uitgenodigde partijen bij terugkerende opdrachten, zodat de markt een kans krijgt;
• de positie van het midden- en kleinbedrijf, als uw inkoopbeleid daarop stuurt.

Nog een punt uit de Gids (voorschrift 3.5 C): bij meervoudig onderhands stelt u alleen geschiktheidseisen als de geschiktheid van een of meer uitgenodigde partijen nog niet bekend is. Het uitgangspunt is dat u partijen uitnodigt waarvan u al weet dat ze de opdracht kunnen uitvoeren. Een uitgebreide selectie met omzeteisen en referenties hoort daar meestal niet bij.

Stappenplan: meervoudig onderhands laptops of tablets inkopen

1. Behoefte en raming. Leg aantallen, typen, looptijd, diensten (beheer, garantie, inruil) en de geraamde totale waarde excl. btw vast.
2. Procedurekeuze vastleggen. Toets de raming aan de Europese drempel en aan uw eigen inkoopbeleid. Noteer waarom meervoudig onderhands proportioneel is, aan de hand van de aspecten uit voorschrift 3.4 A.
3. Marktverkenning en selectie. Kies drie tot vijf leveranciers op vooraf vastgelegde, objectieve criteria en leg dat vast.
4. Offerteaanvraag opstellen. Beschrijf eisen en wensen, gunningscriteria en weging, de beoordelingsmethode, de planning, de contractvoorwaarden en hoe u vragen behandelt.
5. Vragenronde. Beantwoord vragen schriftelijk en deel de antwoorden met alle uitgenodigde partijen (nota van inlichtingen).
6. Beoordelen. Beoordeel alleen op de vooraf bekendgemaakte criteria. Laat bij voorkeur meer dan één persoon beoordelen.
7. Gunningsbeslissing. Informeer alle inschrijvers met een motivering. Een wettelijke standstilltermijn geldt niet voor meervoudig onderhands, maar de Gids noemt het proportioneel om een redelijke termijn aan te houden; als voorbeelden uit de praktijk noemt de Gids 7 of 10 kalenderdagen.
8. Contract en dossier. Sluit de overeenkomst en bewaar de stukken: raming, motivering, selectie, offertes, beoordeling en communicatie.

Gunnen op prijs of op prijs en kwaliteit?

De Gids Proportionaliteit geeft zelf een voorbeeld: voor een zeer eenvoudig te definiëren product met veel aanbieders kan het passen om drie ondernemers uit te nodigen en zonder verdere vereisten op prijs te gunnen. Bij laptops en tablets is dat zelden het hele verhaal. De stuksprijs is maar een deel van de kosten; garantie, levertijd, beheerbaarheid, accukwaliteit en de duur van software-updates bepalen de totale kosten minstens zo sterk.

Daarom ligt gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) bij devices vaak meer voor de hand, met een beperkt aantal heldere kwaliteitscriteria. Denk aan de servicevoorwaarden, de einddatum van updates en duurzaamheid. Hoe u duurzaamheidseisen voor smartphones en tablets onderbouwt, leest u in ons artikel over EU-ecodesign voor smartphones en tablets. Hoe u offertes eerlijk naast elkaar legt, staat in offertes vergelijken voor ICT.

Veelgemaakte fouten bij onderhands aanbesteden van devices

• Opknippen: losse bestellingen per school of afdeling, terwijl het één soortgelijke opdracht is.
• Steeds dezelfde leveranciers: zonder vastgelegde criteria of afwisseling is de selectie lastig te verantwoorden.
• Zware eisen in een lichte procedure: omzeteisen en uitgebreide referenties passen vaak niet bij meervoudig onderhands (Gids, voorschrift 3.5 C).
• Criteria achteraf aanpassen: wijzig de beoordelingsregels niet nadat de offertes binnen zijn.
• Geen dossier: zonder vastgelegde motivering kunt u een vraag op grond van artikel 1.4 niet goed beantwoorden.

Voor scholen specifiek vindt u meer achtergrond in ons artikel moet uw school ICT aanbesteden? en voor gemeenten in devices voor gemeenten en overheidsorganisaties.

Zo pakken wij dit aan

EduStockr is geen aanbestedende dienst en neemt uw verantwoordelijkheden niet over: de keuze van de procedure, de selectie en de gunningsbeslissing blijven bij u. Wat wij doen, is een uitvraag op één identieke manier uitzetten bij meerdere gescreende leveranciers en de voorstellen overzichtelijk naast elkaar leggen, met onze vooraf vastgelegde vergoeding erbij. U beslist en koopt rechtstreeks bij de leverancier, die levert, factureert en garantie geeft. Of zo’n bemiddelde uitvraag past binnen uw eigen inkoopbeleid, stemt u af met uw inkoopadviseur; wij denken daarover graag mee in de intake. Hoe een traject verloopt, leest u op de pagina werkwijze en hoe wij met belangen omgaan op transparantie en belangenbeleid.

Veelgestelde vragen

Hoeveel leveranciers moet ik uitnodigen bij meervoudig onderhands?

Volgens voorschrift 3.4 B van de Gids Proportionaliteit ten minste drie en ten hoogste vijf. Wijkt u daarvan af, dan licht u dat toe in de aanbestedingsstukken.

Mag ik zelf kiezen welke leveranciers ik uitnodig?

Ja, maar de keuze moet rusten op objectieve criteria (Aanbestedingswet 2012, artikel 1.4). Op schriftelijk verzoek van een ondernemer moet u de keuze motiveren. Leg de criteria daarom vooraf vast.

Tot welk bedrag mag ik laptops meervoudig onderhands inkopen?

Boven de Europese drempel (2026-2027: €140.000 voor de centrale overheid en €216.000 voor overige aanbestedende diensten, excl. btw) is een Europese procedure verplicht. Daaronder bepaalt uw eigen inkoopbeleid de grensbedragen, met de Gids Proportionaliteit als verplicht richtsnoer. Reken met de totale waarde over de looptijd.

Moet ik een standstilltermijn aanhouden?

Wettelijk is die bij meervoudig onderhands niet geregeld. De Gids Proportionaliteit noemt het wel proportioneel om een redelijke termijn aan te houden en geeft 7 of 10 kalenderdagen als voorbeelden uit de praktijk.

Over dit artikel: geschreven door de redactie van EduStockr, een handelsnaam van J-Mobile B.V., met een eigen vestiging aan Ambachtsweg 8, 5492 NJ Nijnsel. EduStockr bemiddelt bij de inkoop van devices en verkoopt zelf geen hardware. Dit artikel is opgesteld met hulp van AI-hulpmiddelen; de feiten zijn gecontroleerd aan de hand van de genoemde bronnen op 25 oktober 2026. Ziet u een fout of is iets verouderd? Mail info@edustockr.nl.